Levélkezelés Outlookban

Vala­me­lyik nap sétál­tam a kocsi felé, és eszem­be jutott, hogy ez is egy olyan mun­ka­nap volt, ami­kor a nap végé­re 0 levél maradt az inbo­xom­ban. Aztán erről beug­rott, hogy talán érde­kes lehet­ne leír­ni, hogy miként is keze­lem a céges leve­le­zé­se­met, hát­ha ez vala­ki­nek segít. (Bár ízlé­sek és pofo­nok, ugye.) Mind­egy, ha már idá­ig elju­tot­tam, akkor folytatom :)

Én meg­le­he­tő­sen kon­zer­va­tív elve­ket val­lok céges és magán email-fió­kok keze­lé­sé­vel kap­cso­lat­ban, amik­hez most már las­san 10 éve tar­tom maga­mat. Ezek segít­sé­gé­vel sike­rült eljut­nom egy olyan szint­re, hogy nem borí­ta­nak el az emai­lek, nem felej­tek el sem­mi­lyen (fon­tos) ema­il­re nagy­já­ból idő­ben vála­szol­ni, és a leve­le­zé­sem is ren­de­zett annyi­ra, hogy ne okoz­zon prob­lé­mát a kere­sés, ha arra van szükség.

1. Inbox vs. TODO
Nem tudom, miért, de hák­lis vagyok az inbox mére­té­re (a ben­ne levő leve­lek szá­má­ra). Soha nem tud­tam meg­ér­te­ni azo­kat, akik több száz vagy ezer leve­let is tar­ta­nak itt, ráadá­sul ezek jó része olva­sat­la­nul vár­ja továb­bi sor­sát. Szá­mom­ra az inbox­ban lévő levél egy pont a TODO-lis­tá­mon: kap­tam egy leve­let, el kell olvas­nom, vala­mit csi­nál­nom kell (vagy nem), és vála­szol­nom kell. Egy levél tehát pon­to­san addig lehet az inbox­ban, amíg a hoz­zá tar­to­zó fel­ada­tot meg nem csi­ná­lom, illet­ve a választ meg nem írom. Utá­na men­nie kell.
Az inbo­xom mére­te tehát egye­nes arány­ban áll a fel­ada­ta­im mennyi­sé­gé­vel. Sok levél — sok teen­dő, üres inbox — kész vagyok min­den­nel. Az elkül­dött leve­lek map­pá­ja ugyan­ilyen logi­ka alap­ján műkö­dik, azzal a különb­ség­gel, hogy ott olyan leve­lek marad­nak, amik más­nak gene­rál­nak fel­ada­to­kat. Ha vala­mi­re soká­ig nem érke­zik válasz, akkor előbb-utóbb írok egy fol­low upot, hogy mizu.
Amit soha nem hasz­ná­lok, és hasz­ná­la­tát nem is értem: leve­lek auto­ma­ti­kus olva­sot­tá téte­le. Ráálsz az adott levél­re, és az pár mp alatt olva­sot­tá válik. Nem értem, ez a func­kió miért jó, engem csak össze­za­var­na, mert nem tud­nám, mit olvas­tam el, és mit nem.

2. Leve­lek elmentése
Min­den leve­let elmen­tek. Illet­ve ez így nem pon­tos: min­den levél­fo­lya­mot meg­őr­zök. Ez azt jelen­ti, hogy vagy egy stan­da­lo­ne leve­let (mert pl. FYI-jel­leg­gel kap­tam) vagy az adott email-beszél­ge­tés utol­só tag­ját men­tem el. Ez utób­bi némi over­hea­det gene­rál, mivel ilyen­kor elő­for­dul­hat, hogy elő­ször meg kell keres­ni az utol­só előt­tit. Sze­ren­csé­re az Out­lo­ok­ban (és más esz­kö­zök­ben is) van arra mód, hogy ilyen­kor az ember együtt lás­sa az adott levél­fo­lyam összes addi­gi ema­il­jét, így egy­sze­rűbb a tör­lés és mentés.
Mivel a folyam utol­só leve­lét men­tem el, van, hogy a saját emai­lem kerül lemen­tés­re — ezzel sze­rin­tem nincs sem­mi gond. Álta­lá­ban topic vagy tar­ta­lom alap­ján kere­sek, így ez sem probléma.
Elő­for­dul, hogy egy dis­cus­si­on több szá­lon foly­ta­tó­dik — na, ezt nem annyi­ra sze­re­tem, mert ilyen­kor külön oda kell figyel­nem, hogy mind­egyik szál utol­só leve­lét őriz­zem meg. Erre egyéb­ként sincs jó mód­szer sze­rin­tem, az ilyen “loop­ing in” / “loop­ing out” jel­le­gű leve­le­zé­sek­kel együtt kell élni.
Csa­tolt file-ok: álta­lá­ban ilyen­kor a csa­tol­mányt lemen­tem egy biz­tos hely­re, a levél­ből eltá­vo­lí­tom, és úgy men­tem el. Nem volt még olyan, hogy vala­mit így vesz­tet­tem vol­na el.

3. Archi­vá­lás
Én három vagy négy szin­tű archi­vá­lást szok­tam hasz­nál­ni. Az inbo­xom alatt az adott pro­jek­ten belül van 5..15 külön map­pa, ami­be az éppen aktu­á­lis (“trend­ing”) leve­le­zés kerül. Azt vet­tem ész­re, hogy bár­mennyi­re is sok dolog­gal fog­lal­ko­zom egy­szer­re, még­is elég szo­kott len­ni ennyi map­pa, ami­ket gyor­san és egy­sze­rű­en elérek.
A követ­ke­ző szint egy — szin­tén pro­jek­ten belü­li — archive fold­er, ami­be a fold­erek szé­pen bele­ke­rül­nek, ha az adott téma lecseng. Elő­for­dul per­sze olyan is, hogy vala­mi ide kerül, aztán még­is “újjá­éled”, és vissza­ke­rül köz­vet­le­nül az inbox alá.
Nálunk van egy auto­ma­ti­ku­san műkö­dő online archive meg­ol­dás, ami min­den, három hónap­nál régeb­bi leve­let átment egy külön hely­re, plusz meg­tart­ja a fold­erek struk­tú­rá­ját is. Mivel ez online, min­dig elérem (még OWA segít­sé­gé­vel is), ezért aztán hasz­ná­lom is. Ez külö­nö­sen akkor jön jól, ha az inbox mére­te le van kor­lá­toz­va, csak egy-két száz MB lehet.
Az utol­só szint a local archive. Ami­re biz­to­san nincs szük­ség a közel­jö­vő­ben (pl. régi, lezárt pro­jek­tek­hez tar­to­zó leve­le­zés), az átke­rül ide, és nem gond, ha távol­ról nem érem el.

4. Sza­bad­ság után
Sokan fél­nek elő­re attól, mennyi email vár­ja őket, ha vissza­tér­nek sza­bad­ság után. Én álta­lá­ban ezt kihí­vás­nak fogom fel, és igyek­szem a lehe­tő leg­ha­ma­rabb letud­ni az inbox kita­ka­rí­tá­sát. Ehhez álta­lá­ban a leg­na­gyobb segít­ség a koráb­ban emlí­tett email con­versa­ti­on ala­pú ren­de­zés, ami­vel főleg a hosszú ema­il­fo­lya­mo­kon lehet sok időt megspórolni.
Amit szin­tén szok­tam csi­nál­ni: fel­adó alap­ján ren­de­zés — ezzel ki lehet szór­ni sok irre­le­váns leve­let (pl. auto­ma­ti­ku­san gene­rált emai­le­ket). Hosszabb sza­bi után az is segít, ha elő­ző­leg átbe­szé­lem a töb­bi­ek­kel, mik a lezárt ügyek, így azo­kat elég felü­le­te­sen átfutni.

No, rövi­den ennyi. Hát­ha segí­tet­tem vala­ki­nek (ha meg nem, akkor jó lesz magam­nak, ha amné­zi­át kapnék).